Хранение документов в офисе работает, когда бумаги разложены по частоте использования: то, что нужно каждый день, лежит в тумбе под рукой, текущие дела за год — в шкафу рядом с рабочим местом, а архив — в отдельной комнате или на стеллажах в дальнем углу. Под эту схему подбирают и мебель: подкатные тумбы с ящиками, закрытые шкафы для папок-регистраторов и простые металлические или деревянные стеллажи для коробок. Ошибка большинства офисов — хранить все в одном месте, из-за чего нужную папку ищут по 10 минут.
Три уровня хранения документов в офисе
Рабочие бумаги
Договоры в работе, счета на подпись, входящая почта — все, к чему сотрудник обращается несколько раз в день. Их место — на столе в лотках и в верхних ящиках тумбы. Здесь не должно лежать больше, чем помещается в два ящика: если тумба забита до отказа, значит, пора переносить часть бумаг в шкаф.
Текущие дела
Документы текущего года и закрытые сделки, к которым иногда возвращаются: папки по клиентам, бухгалтерские регистры, кадровые дела. Их хранят в закрытых шкафах в том же помещении. Удобно, когда у каждого отдела свой шкаф, а на корешках папок единая система маркировки — по годам, клиентам или номерам договоров.
Архив
Бумаги прошлых лет, которые хранят по требованию законодательства и почти не открывают. Их убирают в архивные коробки и ставят на стеллажи в подсобное помещение. Сроки хранения разных категорий документов в Беларуси определяются нормативными перечнями, поэтому порядок списания лучше уточнить у бухгалтера или юриста, а не выбрасывать коробки «на глаз».
Какие размеры нужны под папки
Главная ошибка при покупке шкафа — не проверить внутренние размеры. Стандартная папка-регистратор А4 имеет высоту около 32 см и глубину около 29 см, ширина корешка — 50 или 75 мм. Если полка по высоте 30 см, регистратор просто не встанет вертикально, и придется класть папки стопкой.
| Тип хранения | Нужная глубина | Высота проема | Вместимость на 80 см полки |
|---|---|---|---|
| Регистраторы 75 мм стоя | от 32–35 см | от 32 см | около 10 папок |
| Регистраторы 50 мм стоя | от 32–35 см | от 32 см | около 15 папок |
| Архивные коробки | от 35–40 см | от 28–30 см | 3–4 коробки в ряд |
| Подвесные папки в ящике | ящик от 40 см | от 26–27 см | зависит от толщины |
Пример расчета. В бухгалтерии за год набирается около 40 регистраторов по 75 мм. Шкаф шириной 80 см с пятью полками вмещает примерно 50 таких папок — то есть одного шкафа хватит на год с небольшим запасом. Если документы хранятся в кабинете три года, понадобится три шкафа или стеллаж для архивных коробок.
Мебель для хранения документов
Тумбы
Тумба под столом — первый уровень хранения. Подкатная модель на колесах удобна тем, что ее можно выдвинуть, когда нужен доступ, и задвинуть обратно. Обратите внимание на наличие замка и на глубину ящиков: в верхний обычно складывают канцелярию, а в нижний, более глубокий, ставят подвесные папки или кладут документы стопкой. Например, офисная тумба «Нерис-4» Белый подойдет под стандартный письменный стол. Подробно о выборе мы рассказали в статье про мобильную тумбу под стол.
Если тумба не нужна отдельно, удобный вариант — стол со встроенными ящиками. Так, письменный стол «Эрлин-1» 120x60 можно рассмотреть для рабочего места, где бумаг немного, а ставить тумбу некуда.
Шкафы
Для текущих дел лучше закрытый шкаф: документы не выгорают на свету, не пылятся и не попадают на глаза посетителям. Распространенная схема — глухие дверцы внизу, стекло вверху: в нижней части хранятся бумаги, в верхней — справочники и образцы. Для отдела кадров и бухгалтерии стоит выбирать шкафы с замком.
Стеллажи
Открытые стеллажи подходят для архивных коробок в отдельном помещении. В рабочей зоне они быстро превращаются в склад разномастных папок и визуально захламляют офис. Если стеллаж все-таки стоит в кабинете, используйте одинаковые коробки или накопители одного цвета. Как выбрать стеллаж по нагрузке и глубине, читайте в статье как выбрать стеллаж.
Как навести порядок и удерживать его
- Разберите все бумаги по трем уровням: рабочие, текущие, архив. Все, что не попадает ни в одну группу, — кандидаты на уничтожение после согласования с бухгалтерией.
- Договоритесь о единой маркировке корешков: год, отдел, тема. Цветные наклейки по годам ускоряют поиск в разы.
- Раз в квартал переносите закрытые дела из тумб в шкафы, раз в год — из шкафов в архив.
- Ведите простую опись архива: номер коробки и что в ней лежит. Без описи архив бесполезен.
Отдельно продумайте, где будет стоять шкаф. Документы плохо переносят влагу и прямое солнце: у окна бумага желтеет и выцветает, у батареи пересыхает, а в неотапливаемой подсобке зимой может отсыреть. В типовом офисе лучшее место для шкафов — внутренняя стена, вдали от окон и радиаторов. И не ставьте шкаф с архивом так, чтобы к нему нужно было пробираться через чужие рабочие места: если доступ неудобен, сотрудники начнут копить бумаги у себя на столах.
Частые ошибки
- Шкаф глубиной 30 см «под папки», в котором регистраторы торчат вперед и не дают закрыть дверцы.
- Перегруженные полки из ЛДСП 16 мм шириной 90–100 см: под весом бумаги они со временем прогибаются. Для тяжелых папок лучше полки шириной до 80 см или с усилением.
- Архив в коридоре на открытых полках — документы выгорают, пылятся и доступны всем.
Тумбы и столы с ящиками для хранения документов смотрите в разделах офисные тумбы и столы с ящиками, книжные и комбинированные шкафы — в разделе книжные шкафы. Оставьте заявку на сайте, если нужна помощь с подбором под объем ваших документов.
