Покупка мебели для организации по безналичному расчету устроена проще, чем кажется: вы согласовываете список с менеджером, получаете счет на реквизиты компании, оплачиваете его платежным поручением и принимаете мебель по накладной. Для небольшого заказа — пара кресел и стол — хватает счета, который одновременно служит офертой. Для крупного заказа или мебели под размер лучше заключить договор поставки, где прописаны сроки, комплектность и ответственность сторон.
Покупка мебели для организации по безналичному расчету: пошагово
- Составьте список. Модели, количество, цвета, размеры. Если обставляете офис с нуля, сначала прикиньте рабочие места: на одного сотрудника за компьютером нужен стол шириной от 120 см и кресло с регулировкой высоты.
- Отправьте реквизиты. Полное наименование, УНП, юридический адрес, банковские реквизиты, контактное лицо. Удобнее всего прислать карточку предприятия файлом.
- Получите счет и проверьте в нем наименования, количество, цены, сумму НДС (если продавец плательщик НДС), срок действия счета и условия доставки.
- Оплатите платежным поручением. В назначении платежа укажите номер и дату счета.
- Согласуйте доставку и подъем: адрес, этаж, наличие грузового лифта, часы работы бизнес-центра.
- Примите мебель по накладной и подпишите документы, если все в порядке.
Обратите внимание на срок действия счета. Обычно это 3–5 банковских дней. Если оплата задерживается на согласовании у бухгалтерии, цены или наличие на складе могут измениться, и счет придется перевыставлять.
Еще один нюанс — наличие. Если в заказе десять одинаковых кресел, а на складе сейчас шесть, менеджер предложит либо дождаться поставки, либо разбить заказ на две отгрузки. Для офиса, который открывается к конкретной дате, лучше сразу назвать срок, к которому мебель должна стоять на местах, и выбирать позиции с учетом остатков.
Счет или договор: что выбрать
| Ситуация | Достаточно счета | Нужен договор |
|---|---|---|
| Разовая покупка готовой мебели со склада | Да | По желанию |
| Крупный заказ на десятки позиций | Можно | Рекомендуется |
| Мебель под размер или в нестандартной ткани | Нет | Да, с приложением-спецификацией |
| Поставка частями в течение месяцев | Нет | Да, рамочный договор |
| Требования бухгалтерии или вышестоящей организации | — | Да |
В договоре важно прописать: точную спецификацию с моделями и артикулами, срок поставки и с какого момента он считается, условия доставки и сборки, гарантийный срок, порядок приемки и что происходит при обнаружении брака. Для бюджетных организаций могут действовать отдельные правила закупок, и форму договора тогда определяет заказчик.
Какие документы вы получите
| Документ | Для чего нужен |
|---|---|
| Счет | Основание для оплаты |
| Товарная накладная (ТН-2) или товарно-транспортная (ТТН-1) | Первичный документ для приходования мебели |
| Договор поставки и спецификация | Условия сделки, если договор заключался |
| Гарантийный талон или паспорт изделия | Для гарантийного обслуживания |
| Акт выполненных работ | Если отдельно оплачивались сборка или подъем |
| Доверенность на получение | Если груз принимает не руководитель |
Последний пункт часто забывают. Накладную должен подписать человек с правом получать товарно-материальные ценности от имени организации. Если мебель принимает офис-менеджер или завхоз, подготовьте доверенность заранее, иначе водитель может не отдать груз или документы придется переоформлять.
Приемка мебели в офисе
Принимайте мебель так же внимательно, как дома, только с поправкой на объем. При заказе на 20 рабочих мест трудно проверить каждую позицию за десять минут, поэтому действуйте по плану.
- Пересчитайте места по накладной до ухода водителя.
- Осмотрите упаковку: вмятины, проколы, следы влаги.
- Если сборка входит в заказ, проверяйте каждое изделие после сборки: ровность фасадов, работу ящиков, регулировки кресел.
- Все замечания вносите в накладную или акт с подписью водителя или бригадира сборщиков.
Пример. Компания заказала 12 офисных кресел и 12 столов. Кресла пришли в коробках, при распаковке у двух не работал механизм качания. Менеджер отметил это в акте, остальные десять кресел приняли, два заменили через неделю. Если бы акт подписали без замечаний, спор о том, когда возникла поломка, занял бы куда больше времени.
Что выбрать для офиса
При закупке для офиса важнее ресурс и ремонтопригодность, чем дизайн. Кресло, на котором человек сидит по восемь часов, должно иметь регулировку высоты, крестовину с колесами под тип пола и обивку, которая легко чистится. Модели вроде кресла «Кирби» в трикотажной обивке подходят для рабочих мест с умеренной нагрузкой. Для столов смотрите на толщину столешницы и наличие места под системный блок: письменный стол «Леванте-2» размером 120×60 см — типичный вариант для одного сотрудника.
Если офис небольшой и нужна зона ожидания, пригодится компактный диван. Готовые подборки есть в разделах офисные кресла, письменные столы и офисные диваны. О том, как спланировать пространство, подробно написано в статье как обставить офис мебелью.
Частые вопросы бухгалтерии
Мебель в организации учитывают как основное средство или как малоценные предметы в зависимости от стоимости и учетной политики. Это решает ваш бухгалтер, но продавцу важно правильно оформить документы, чтобы каждая позиция была указана отдельной строкой с названием модели. Сборку и подъем часто выделяют отдельными строками в счете или выставляют отдельным актом, потому что это услуга, а не товар. Если нужна именно такая разбивка, скажите об этом при запросе счета.
Отправьте список позиций и реквизиты через заявку на сайте, и менеджер подготовит счет, уточнит наличие и сроки доставки.
