Зона ресепшн в офисе — это не только стойка с логотипом. Это небольшое пространство с несколькими функциями: встретить гостя, принять почту и курьеров, выдать пропуск, проводить к переговорной и при этом не пустить постороннего в рабочую часть. Если продумать ее как узел маршрутов, а не как декорацию, администратору будет удобно работать, а посетители перестанут блуждать по коридорам.
Где разместить ресепшн
Главное правило — прямая видимость. Администратор со своего места должен видеть входную дверь, а вошедший — сразу понимать, к кому обратиться. Поэтому стойку ставят в 2–4 м от входа, лицом к двери или под углом 45 градусов к ней. Ближе нельзя: человек, открывший дверь, упирается в стойку, а сотрудник страдает от сквозняков. Дальше тоже плохо: гость успевает пройти мимо и заглянуть в рабочий зал.
Несколько правил размещения:
- сотрудник ресепшн не сидит спиной к двери и не находится в потоке людей, идущих на кухню или в санузел;
- вход в рабочую часть офиса — за ресепшн или сбоку от него, чтобы каждый проходящий был в поле зрения;
- переговорные для клиентов — рядом с ресепшн, чтобы гостей не водили через весь офис;
- зона ожидания — в 2–3 м от стойки, но не перед ней.
Если офис занимает несколько комнат в бизнес-центре и входная дверь ведет сразу в коридор, ресепшн можно поставить в первом помещении, превратив его в приемную. О мебели для такого варианта — в статье про мебель для приемной офиса.
Из чего состоит зона ресепшн
| Элемент | Назначение | Ориентир по площади |
|---|---|---|
| Стойка с рабочим местом | Встреча гостей, телефон, пропуска | 3–5 м² на одного администратора |
| Хранение за стойкой | Почта, бланки, канцелярия, подарки | Тумба или шкаф 0,5–1 м² |
| Зона ожидания | Кресла или диван, столик | 3–6 м² |
| Место для курьеров | Полка или стол для посылок | 0,5–1 м² |
| Гардероб для гостей | Вешалка, стойка для зонтов | 0,5–1 м² |
| Проходы | Перед стойкой и к рабочей зоне | до 40% площади зоны |
Сумма для небольшого офиса на 15–25 человек выходит 8–12 м². Компании на 50–100 сотрудников, где одновременно бывают несколько гостей и курьеров, понадобится 15–25 м² и, возможно, второй администратор.
Размеры: стойка, проходы, рабочее место
Стандартная стойка имеет два уровня: рабочий стол администратора на высоте 72–75 см и приподнятый барьер со стороны гостя — 105–115 см от пола. Длина для одного сотрудника — 140–180 см, для двух — 240–300 см. Подробно о габаритах и вариантах формы — в материале о размерах стойки ресепшн.
Отступы, которые важны при планировке:
- за стойкой — 100–120 см для кресла администратора и прохода к шкафу;
- перед стойкой — минимум 150 см, чтобы два посетителя могли стоять и при этом кто-то прошел мимо;
- от стойки до двери в рабочую зону — 120 см и больше;
- между креслами зоны ожидания и стойкой — 200–300 см, чтобы разговор у стойки не звучал над ухом.
Пример: ресепшн в офисе на 30 человек
Вход ведет в холл 4×3,5 м (14 м²). Дверь в центре короткой стены. Стойку длиной 160 см ставим по диагонали в левом дальнем углу: до двери около 3 м, администратор смотрит прямо на вход. За стойкой 110 см — место для кресла и низкой тумбы с ящиками. Справа от двери вдоль стены — двухместный диван и журнальный столик, между ними и стойкой около 2,5 м. Дверь в рабочий зал — на правой длинной стене ближе к углу, ее хорошо видно с ресепшн. Вешалка для гостей — сразу у входа слева, полка для посылок — в торце стойки, со стороны посетителей.
Такой холл вмещает одновременно двух ожидающих, курьера у стойки и проходящего сотрудника — заторов нет.
Рабочее место администратора
Администратор проводит за стойкой полный день, и его место должно быть не хуже, чем у остальных сотрудников. Кресло с регулировкой высоты обязательно: верхняя полка стойки мешает, если сидеть слишком низко, и сотрудник видит только головы посетителей. Подойдут кресла с синхромеханизмом и мягкими колесами — например, MYROO Office Check или Тингл-2. Выбор шире в каталоге, где собраны кресла для офиса.
Под рабочей поверхностью нужны ящики для личных вещей и мелочей, а за спиной — закрытое хранение для конвертов, пропусков, гостевых бейджей. Если стойка без встроенных тумб, добавьте подкатную тумбу из раздела офисных тумб. Монитор администратора размещают так, чтобы посетитель не видел экран, — это важно, если на нем данные о гостях и пропусках.
Образ компании и контроль доступа
Ресепшн — самое заметное место офиса, поэтому здесь уместны фирменные цвета, логотип на стене за спиной администратора и аккуратная подсветка. Но перегружать зону не стоит: витрина с кубками, растения в каждом углу и стопки буклетов на стойке создают ощущение склада. Оставьте на стойке только то, что нужно гостю: ручку, журнал посетителей или планшет для регистрации, визитки.
Вторая функция ресепшн — фильтр. Если в здании нет охраны на входе, администратор фактически контролирует, кто проходит в рабочую часть. Удобно, когда дверь в зал открывается по карте или кнопкой с места администратора. Ключи от переговорных, гостевые пропуска и пароль от гостевого вай-фая хранятся у ресепшн, а не разбросаны по сотрудникам. Для компании на 10–15 человек отдельный администратор может быть роскошью — тогда роль ресепшн берет на себя офис-менеджер, и его стол ставят у входа по тем же правилам видимости.
Чек-лист перед запуском зоны ресепшн
- Стойка видна сразу от двери, администратор видит входящих без поворота головы.
- Со стороны гостей свободно 150 см и больше, со стороны администратора — от 100 см.
- Вход в рабочую часть проходит мимо ресепшн.
- Есть место для посылок, чтобы коробки не стояли на полу.
- Вешалка для гостей отдельно от вешалки сотрудников.
- Освещение стойки — 400–500 лк, отдельный светильник над рабочим местом.
- Розетки за стойкой: компьютер, телефон, принтер пропусков, зарядки — 4–6 штук.
Удачная зона ресепшн почти незаметна: гостю понятно, куда идти, курьер не ищет, кому отдать пакет, а сотрудники проходят на свои места, не отвлекая администратора. Начните с маршрутов на плане, а мебель и отделку подберите под них.
